Uwzględniając obowiązki wynikające z art. 25 oraz art. 32 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1), celem zapewnienia, że dane osobowe w Fundacji Dobra Terapia są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z postanowieniami prawa poprzez wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zaprojektowanych
w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych, oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń, Fundacja Dobra Terapia zapewnia, że domyślnie przetwarzane były i są wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania.

***

Polityka określa zasady przetwarzania oraz zabezpieczania Danych osobowych w Fundacji Dobra Terapia w celu zapewnienia zbieżności przetwarzania z wymaganiami RODO oraz przepisami bezwzględnie obowiązującego prawa polskiego w zakresie przetwarzania danych osobowych. Polityka stanowi zbiór oraz podstawę wdrażanych w Fundacji Dobra Terapia wymogów, procedur oraz zasad ochrony Danych osobowych.

Polityka obowiązuje wszystkich pracowników oraz współpracowników Fundacji Dobra Terapia.
Za przestrzeganie i utrzymanie postanowień Polityki odpowiedzialni są członkowie Zarządu Fundacji Dobra Terapia.

Fundacja Dobra Terapia, realizując politykę bezpieczeństwa w zakresie ochrony Danych osobowych, dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą,
a w szczególności zapewnia, aby dane te były:

1. przetwarzane zgodnie z prawem,
2. zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
3. merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane,
4. przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Nadzór nad przestrzeganiem postanowień polityki zapewnia Prezeska Zarządu Fundacji Dobra Terapia. Nadzór ten zmierza w szczególności do zapewnienia, że czynności związane z przetwarzaniem Danych osobowych w Fundacji Dobra Terapia są zgodne z wymogami prawa oraz postanowieniami niniejszej Polityki. Polityka jest przechowywana i udostępniana w wersji papierowej oraz elektronicznej
w siedzibie Fundacji Dobra Terapia.

Politykę udostępnia się:

• obligatoryjnie wszystkim osobom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych
  w Fundacji Dobra Terapia, celem zapewnienia osobom upoważnionym należytej wiedzy oraz informacji na temat zasad i wymogów dotyczących przetwarzania Danych Osobowych
  w Fundacji Dobra Terapia;
• osobom zainteresowanym, w szczególności osobom fizycznym, których dane dotyczą – na ich wniosek

***

1. Definicje

1.1. Administrator – Fundacja Dobra Terapia, Plac Teatralny 4-5/1, 45-056 Opole, tel. 889 323 631,
e-mail: fundacjadobraterapia.opole@gmail.com

1.2. Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.

1.3. Polityka – niniejsza Polityka ochrony danych osobowych.

1.4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

1.5. Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora.

2. Przetwarzanie danych osobowych przez Administratora – Fundację Dobra Terapia

2.1. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera i przetwarza Dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.

2.2. Przetwarzając Dane osobowe, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony Danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator poinformuje o takim zdarzeniu Podmioty danych w sposób zgodny z przepisami.

3. Kontakt z Administratorem

3.1.    Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres korespondencyjny: Plac Teatralny 4-5/1, 45-056 Opole lub adres e-mail: fundacjadobraterapia.opole@gmail.com

3.2.    Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez adres e-mail fundacjadobraterapia.opole@gmail.com w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Danych osobowych przez Administratora. 

4. Bezpieczeństwo Danych osobowych

4.1. W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do Danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.

4.2. Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy
i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.

4.3. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem Danych osobowych i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

5. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania Danych osobowych

Do przetwarzania Danych osobowych dopuszcza się wyłącznie osoby do tego upoważnione na mocy uregulowań wewnętrznych obowiązujących w tym zakresie w Fundacji Dobra Terapia.

Upoważnienie to wynikać może w szczególności:

a) z charakteru pracy/usług/świadczeń wykonywanych dla Fundacji Dobra Terapia,

b) z dokumentu określającego zakres obowiązków (zakres czynności) wykonywanych przez pracownika/zleceniobiorcę/wolontariusza,

c) z odrębnego dokumentu zawierającego imienne upoważnienie nadane przez administratora danych osobowych lub inną upoważnioną do tego osobę do dostępu do danych osobowych.

Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych , o którym mowa w ust. 5 lit. c) stanowi Załącznik nr 1 do Polityki ochrony danych osobowych.

KORESPONDENCJA E-MAILOWA I TRADYCYJNA

5.1. W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z działaniami statutowymi realizowanymi na rzecz nadawcy, inną zawartą z nim umową lub w inny sposób niepowiązanej z jakąkolwiek relacją z Administratorem, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.

5.2. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością statutową.

5.3. Administrator przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

KONTAKT TELEFONICZNY

5.4. W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z działalnością statutową, zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością statutową.

REKRUTACJA

5.5. W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania Danych osobowych (np. w CV lub życiorys) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych.
W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

5.6. Dane osobowe są przetwarzane:

5.6.1. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);

5.6.2. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych zawartych
w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO);

5.6.3. w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa ani przez Administratora, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

5.6.4. w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata lub kandydatki oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy;

5.6.5. w celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5.7. W zakresie, w jakim Dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody, można tę zgodę wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są po upływie dwóch lat – o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.

5.8. Podanie danych w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy jest wymagane – w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez Administratora. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH CZŁONKÓW PERSONELU KONTRAHENTÓW LUB KLIENTÓW WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z ADMINISTRATOREM

5.9. W związku z zawieraniem umów, Administrator pozyskuje od kontrahentów / dostawców dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, składających zamówienia, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.

5.10. Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy, a także podmiotom uzyskującym dostęp do danych w oparciu o przepisy z zakresu jawności informacji publicznej oraz postępowań prowadzonych w oparciu o prawo zamówień publicznych, w zakresie przewidzianym przez te przepisy.

5.11. Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.

WARSZTATY, SZKOLENIA, SEMINARIA, KONFERENCJE LUB WIDEOKONFERENCJE

5.12. W związku z prowadzoną działalnością statutową Administrator organizuje warsztaty, szkolenia, konferencje lub telekonferencje, w których biorą udział uczestnicy udostępniający Administratorowi Dane osobowe. Zakres danych jest ograniczony do danych niezbędnych do rejestracji, umożliwienia uczestnictwa, udokumentowania przebiegu lub ewentualnego wysłania podziękowań i materiałów szkoleniowych po takim wydarzeniu. Zazwyczaj do zakresu Danych zbieranych w tym wypadku zaliczane jest imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu lub adres korespondencyjny.

5.13. Takie Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania warsztatu, szkolenia, konferencji lub telekonferencji. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację wydarzenia.

5.14. Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji warsztatów, szkoleń, konferencji lub telekonferencji, w tym okres wysyłania ewentualnych podziękowań i materiałów szkoleniowych po takim wydarzeniu.

ZBIERANIE DANYCH OSOBYCH OSÓB, KTÓRE WYRAZIŁY ZGODĘ NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU

5.15. W związku z prowadzoną działalnością statutową Administrator przetwarza Dane osobowe
w postaci wizerunku osób, które wyraziły zgodę na rozpowszechnianie wizerunku. Rozpowszechnianie wizerunku ma na celu informowanie i promowanie działalności statutowej Administratora (fotografie z akcji, imprez, konferencji, warsztatów itp.).

5.16. Takie Dane osobowe są przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). W zakresie, w jakim Dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody, można tę zgodę wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5.17. Dane osobowe są przetwarzane przez okres trwania kampanii lub innej inicjatywy promującej działalność statutową Administratora, w której wykorzystano Dane osobowe w postaci wizerunku osoby, która wyraziła na to zgodę.

ZBIERANIE DANYCH W INNYCH PRZYPADKACH

5.18. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera Dane osobowe także w innych przypadkach – np. poprzez budowanie i wykorzystywanie trwałych wzajemnych kontaktów (networking) podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych czy też poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów zawodowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością statutową.

5.19. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

DAROWIZNY

5.20. W związku z prowadzoną działalnością Administrator wykorzystuje dane osobowe, które zostały podane w formularzu płatności lub w przelewie (w szczególności imię, nazwisko, adres, adres e-mail, numer konta bankowego). Podanie danych osobowych jest konieczne, aby móc wesprzeć działalność Fundacji Dobra Terapia. Ww. dane osobowe są wykorzystywane w celu umożliwienia dokonania
i obsługi przekazania darowizny na rzecz Administratora. Podstawą prawną tego działania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Administrator wykorzystuje ww. dane osobowe w celu wystawienia dowodów księgowych dokumentujących darowizny. Działanie to jest oparte o obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane osobowe w tym celu są przetwarzane przez okres 5 lat od rozliczenia darowizny. Fundacja działa w oparciu o jej prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane osobowe są przetwarzane w tym celu przez rok od wsparcia działań Fundacji lub do wcześniejszego skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania. Dane nie pochodzą od stron trzecich. Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

6. Okres przetwarzania Danych osobowych

6.1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. ze względów bezpieczeństwa), dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.

6.2. Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

7. Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych prawa podmiotów danych

7.1. Podmiotom danych przysługują następujące prawa:

7.1.1. prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych;

7.1.2. prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;

7.1.3. prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;

7.1.4. prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;

7.1.5. prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą, oraz przechowywania danych, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji – lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);

7.1.6. prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu;

7.1.7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;

7.1.8. prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw
w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;

7.1.9. prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;

7.1.10. prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

8.1.    Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można zgłosić:
8.1.1.    w formie pisemnej na adres: Fundacja Dobra Terapia, Plac Teatralny 4-5/, 45-056 Opole;
8.1.2.   drogą elektroniczną na adres e-mail: fundacjadobraterapia.opole@gmail.com
8.2.     Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
8.3.     Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.

8.4.     Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania.
W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania. 

8.5.     W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Administratora elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi
w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedzi udziela się drogą elektroniczną.

8.6.    Administrator przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych. Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych. 

9. Kontrola nad dostępem do Danych osobowych

9.1. Fundacja, realizując politykę bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych, zapewnia kontrolę nad dostępem do tych danych. Kontrola ta w szczególności realizowana jest poprzez ewidencjonowanie osób przetwarzających dane osobowe oraz wdrożenie procedur udzielania dostępu do tych danych.

9.2. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 2 do Polityki ochrony danych osobowych.

***

Niniejszą Politykę Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych zatwierdzono uchwałą

Zarządu nr 1 z dnia 18.11.2024r.

Załącznik nr 1

Opole, ………………………….. r.

^{(miejscowość i data)}

Upoważnienie nr: …………………

UPOWAŻNIENIE

DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Z dniem…..…r. na podstawie art. 29 w związku z art. 28 ust. 3 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119
z 04.05.2016, str. 1) (RODO), upoważniam Pana/nią*………………………………………….. do przetwarzania danych osobowych powierzonych do przetwarzania przez Fundację Dobra Terapia na podstawie Porozumienia z dnia…………………….

(pieczątka i podpis osoby upoważnionej do wydawania upoważnienia)

Oświadczam, że zapoznałem/am* się z przepisami powszechnie obowiązującymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/67, a także z wymaganiami bezpieczeństwa, jakie muszę zapewnić przy przetwarzaniu danych osobowych. Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi zapoznałem/am* się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie realizacji umowy, jak też po jej ustaniu lub odwołaniu upoważnienia. Przyjmuję do wiadomości, że niniejsze upoważnienie wygasa z chwilą zakończenia przeze mnie * …………………………………………………………….. na rzecz ……………………………………………………………………lub z chwilą jego odwołania.

……………………………………………

(data i czytelny podpis osoby upoważnianej)

Upoważnienie otrzymałem/am

……………………………….

miejscowość, data, podpis osoby upoważnianej

* niepotrzebne skreślić

4

Załącznik nr 2

WZÓR EWIDENCJI OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH¹

Zakres upoważnienia		Imię i nazwisko użytkownika	Identyfikator użytkownika w systemie (jeśli przyznano)	Data nadania upoważnienia	Data ustania upoważnienia
Nazwa procesu, w tym zidentyfikowanych zbiorów	Rodzaj uprawnień

¹ Ewidencja prowadzona jest elektronicznie.